Οι έμπειροι γραμματείς γνωρίζουν ότι η αλληλογραφία των επιχειρήσεων αποτελείται από τα δύο τρίτα των ερευνών και των απαντήσεων σε αυτούς. Ο κύριος σκοπός μιας γραπτής ερώτησης είναι να λάβει οποιαδήποτε πληροφορία από τον παραλήπτη. Ο συντάκτης της επιστολής αναμένει να λάβει την πληρέστερη δυνατή απάντηση, η οποία θα του παρασχεθεί εντός της χρονικής περιόδου που ορίζεται από το νόμο ή θα αναφέρεται στην αίτηση. Δεν υπάρχουν αυστηροί κανόνες για την επεξεργασία γραπτών ερωτήσεων. Ωστόσο, υπάρχουν πολλές γενικές απαιτήσεις για την αλληλογραφία των επιχειρήσεων που πρέπει να τηρούνται κατά την προετοιμασία τους.
Απαραίτητη
- - Φόρμα εταιρείας
- - χαρτί A4.
- - στυλό
- - υπολογιστή;
- - Εκτυπωτής.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εκτυπώστε ένα ερωτηματικό γράμμα στο επιστολόχαρτο του οργανισμού εάν υποβάλλετε αίτηση για λογαριασμό μιας ομάδας και για επίσημο λόγο σε έναν άλλο οργανισμό ή σε ένα άτομο. Ένας πολίτης που στέλνει αίτημα σε οποιοδήποτε ίδρυμα πρέπει να το γράψει ευανάγνωστα ή να το εκτυπώσει σε φύλλο Α4.
Βήμα 2
Αναφέρετε στην επάνω δεξιά γωνία της επιστολής πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη: πλήρες όνομα της θέσης του, επώνυμο και αρχικά, ταχυδρομική διεύθυνση του οργανισμού (εάν είναι απαραίτητο). Πληροφορίες για την εταιρεία αποστολής βρίσκονται στην αριστερή πλευρά της φόρμας. Σε μια ειδική γραμμή, ο υπάλληλος πρέπει να αναφέρει τον αριθμό και την ημερομηνία του εξερχόμενου εγγράφου. Εάν υποβάλλετε αίτηση για λογαριασμό σας, παραθέστε τα δικά σας δεδομένα παρακάτω: επώνυμο, όνομα, πατρόνυμο (χωρίς συντομογραφία), διεύθυνση κατοικίας, αριθμός τηλεφώνου επικοινωνίας. Για παράδειγμα: "Προς τον διευθυντή της LLC" Νωρίς το πρωί "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, που κατοικεί στη διεύθυνση: Nsk, Pervaya st., 15, διαμέρισμα. 15, τηλέφωνο 00-00-00 ".
Βήμα 3
Γράψτε μια επικεφαλίδα για το email σας. Θα πρέπει να αντικατοπτρίζει εν συντομία την ουσία της γραπτής προσφυγής, για παράδειγμα: "Σχετικά με το ελάχιστο μέγεθος παρτίδας των σπόρων μαργαρίτας και την τιμή χονδρικής για αυτούς." Στο επιστολόχαρτο, τοποθετήστε αυτά τα στηρίγματα στα αριστερά. Όταν μιλάτε για λογαριασμό ενός ατόμου, μπορείτε απλώς να υποδείξετε τη μορφή της επιστολής πληκτρολογώντας στη μέση της γραμμής τη φράση «επιστολή ερώτησης», «γραπτή αίτηση» ή «επιστολή αιτήματος».
Βήμα 4
Μεταβείτε στη δήλωση του ίδιου του αιτήματος. Αυτό θα είναι το κύριο σώμα της επιστολής σας. Στις πρώτες 1-2 προτάσεις, εξηγήστε τον λόγο και τον σκοπό για τον οποίο θέλετε να λάβετε αυτήν ή αυτές τις πληροφορίες. Για παράδειγμα: «Τον Μάιο, τα μέλη της εταιρικής συνεργασίας« Sad »σχεδιάζουν να πραγματοποιήσουν μαζική αγορά σπόρων μαργαρίτας. Αφού εξετάσαμε το διαφημιστικό φυλλάδιο της εταιρείας σας, αποφασίσαμε να χρησιμοποιήσουμε τις προσφερόμενες υπηρεσίες. Από την άποψη αυτή, στείλτε τις παρακάτω πληροφορίες στην παρακάτω διεύθυνση."
Βήμα 5
Διατυπώστε κάθε ερώτηση. Προσπαθήστε να είστε ακριβείς και συνοπτικοί. Μην κάνετε προτάσεις πολύ καιρό, συμπεριλαμβανομένων 2-3 ερωτήσεων κάθε φορά. Φροντίστε να βάλετε ένα ερωτηματικό στο τέλος - αυτό θα επισημάνει οπτικά το κύριο θέμα. Εάν υπάρχουν πολλές ερωτήσεις, συμπληρώστε τις με μια αριθμημένη λίστα. Για παράδειγμα: «1. Ποιο είναι το ελάχιστο μέγεθος παρτίδας σπόρων; 2. Πόσο χονδρική και λιανική είναι 1 σακούλα σπόρων; 3. Πόσος χρόνος θα χρειαστεί να παραδοθεί η παρτίδα που αγοράσατε; Ποια έγγραφα πρέπει να υποβληθούν για τη σύναψη συμφωνίας προμήθειας μεταξύ της εταιρείας σας και μιας εταιρικής σχέσης κηπουρικής;"
Βήμα 6
Τελειώστε την επιστολή με ευχαριστήριο σημείωμα. Μπορείτε επίσης να δείξετε με ευχέρεια το επιθυμητό χρονικό πλαίσιο για τη λήψη μιας απάντησης, για παράδειγμα: «Σας ευχαριστούμε εκ των προτέρων για την απάντησή σας. Ελπίζουμε να λάβουμε τον τιμοκατάλογο μέσα σε μια εβδομάδα. Στην τελευταία γραμμή, υπογράψτε (για λογαριασμό του οργανισμού, ο επικεφαλής είναι υπογεγραμμένος) και την ημερομηνία.
