Παρά την αυξανόμενη εξάπλωση της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, την επικοινωνία μεταξύ επιχειρήσεων μέσω e-mail, η επιχειρηματική αλληλογραφία δεν έχει χάσει τη σημασία της. Περισσότερο από το 80% των επιχειρηματικών επιστολών εκτυπώνονται σε χαρτί και αποστέλλονται ταχυδρομικώς ή μέσω μιας διυπηρεσιακής αποστολής. Πώς να γράψετε ένα γράμμα σωστά ώστε να επιτύχει τον στόχο του και να μην σταλεί από τον παραλήπτη στον κάδο απορριμμάτων;
Οδηγίες
Βήμα 1
Όταν αρχίζετε να γράφετε μια επαγγελματική επιστολή, πάρτε μια επαγγελματική επιστολόχαρτο. Κατά κανόνα, η μορφή του ορίζεται στις οδηγίες για εργασίες γραφείου, τυπωμένες σε χαρτί Α4. Εάν η εκτύπωση θα γίνει σε έτοιμο επιστολόχαρτο, φροντίστε να έχετε επαρκή εσοχή στην κορυφή (για να καλύψετε τις λεπτομέρειες της εταιρείας). Αφήστε το περιθώριο στα αριστερά - 30 mm, δεξιά και κάτω - 20 mm (μικρότερο, αλλά όχι μικρότερο από 15 mm).
Βήμα 2
Όταν επιλέγετε μια φόρμα, αποφασίστε για τη θέση των λεπτομερειών (γωνιακή ή διαμήκη). Εάν η επιστολή σας σχετίζεται με την παραγωγή και τις οικονομικές δραστηριότητες, φέρει πληροφορίες, μια προσφορά συνεργασίας, απευθύνεται σε έναν ιδιώτη - είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε τη γωνιακή διευθέτηση των λεπτομερειών (στην επάνω αριστερή γωνία του φύλλου).
Τα στοιχεία του παραλήπτη είναι τυπωμένα στο πάνω αριστερό μέρος της επιστολής. Για μια νομική οντότητα, αυτό είναι το όνομα του οργανισμού (στην ονομαστική περίπτωση), η θέση του ατόμου στο οποίο προορίζεται η επιστολή (στην περίπτωση της υποθέσεως). Για παράδειγμα, η JSC "PavlovskGranit", ο επικεφαλής του τμήματος πωλήσεων Ivanov I. I.
Εάν το γράμμα αποστέλλεται στο κεφάλι, το όνομα της επιχείρησης μπορεί να παραλειφθεί, επειδή περιλαμβάνεται στον τίτλο της θέσης (για παράδειγμα, "Διευθυντής της JSC PavlovskGranit" Sidorov EE).
Βήμα 3
Επιστολή συγχαρητηρίων, επιστολή πρόσκλησης θα φαίνεται καλύτερα σε επιστολόχαρτο με διαμήκη διάταξη λεπτομερειών. Στην επικεφαλίδα μιας τέτοιας επιστολής, ο ελάχιστος αριθμός λεπτομερειών είναι το οικόσημο ή το έμβλημα, το όνομα της επιχείρησης, το συντομευμένο όνομα (μόνο εάν κατοχυρώνεται στο χάρτη ή σε άλλο κυβερνητικό έγγραφο), ημερομηνία και αριθμός. Η διεύθυνση, οι αριθμοί τηλεφώνου, η διεύθυνση email του οργανισμού βρίσκονται στο υποσέλιδο. Συνιστάται να τοποθετήσετε το περιεχόμενο μιας τέτοιας επιστολής σε ένα φύλλο.
Βήμα 4
Τώρα ξεκινήστε να γράφετε το ίδιο το γράμμα. Το όνομα του εγγράφου (Επιστολή) δεν χρειάζεται να εκτυπωθεί. Επιλέξτε μια γραμματοσειρά της επιλογής σας, εάν δεν καθορίζεται στις οδηγίες για εργασία γραφείου. Η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη γραμματοσειρά είναι Times New Roman, μέγεθος 12-14.
Βήμα 5
Εάν προορίζεται για ένα συγκεκριμένο άτομο, επικοινωνήστε απευθείας μαζί του ("Αγαπητέ Nikolai Ivanovich!") Και μόνο για "εσάς". Εάν όχι, μεταβείτε κατευθείαν στο κείμενο. Σε περίπτωση που το γράμμα είναι μικρό, αλλάξτε το διάστιχο σε 1, 5.
Το περιεχόμενο πρέπει να είναι σαφές, να εκφράζει με σαφήνεια αυτό που θέλετε από τον παραλήπτη.
Βήμα 6
Στο τέλος, υποδείξτε τη θέση του κεφαλιού που υπέγραψε το γράμμα, πλήρες όνομα (βάλτε τα αρχικά μπροστά από το επώνυμο, για παράδειγμα, V. I. Petrov). Ακολουθούν οι συντεταγμένες σας ως ερμηνευτής - επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο, αριθμός τηλεφώνου.
