Η δραστηριότητα οποιασδήποτε εταιρείας είναι αδιανόητη χωρίς επαγγελματική αλληλογραφία. Φυσικά, όπως όλα τα επίσημα έγγραφα, ο σχεδιασμός μιας επαγγελματικής επιστολής, το περιεχόμενο, το στυλ και η γλώσσα του ρυθμίζονται αυστηρά. Τέτοιες απαιτήσεις ισχύουν τόσο για το ίδιο το γράμμα όσο και για την "επικεφαλίδα" - τις πληροφορίες που προηγούνται του κύριου κειμένου.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ελέγξτε τις γενικές απαιτήσεις εγγράφων για τις επιχειρήσεις. Το κύριο κανονιστικό έγγραφο σήμερα είναι το GOST R 6.30-2003, ισχύει για όλους τους τύπους ενοποιημένων εγγράφων, τα οποία περιλαμβάνουν επαγγελματικές επιστολές. Ελέγξτε τις απαιτήσεις που θα πρέπει να γνωρίζετε κατά τη σύνταξη μιας κεφαλίδας επιστολών, μάθετε τι περιλαμβάνεται στις προϋποθέσεις, απαιτήσεις για τα απαιτούμενα έγγραφα, επιστολόχαρτα.
Βήμα 2
Για τη σύνταξη επίσημων επιστολών επιχείρησης, χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της επιχείρησής σας, το οποίο θα πρέπει να εκτυπώνεται σε ένα τυπικό φύλλο Α4 που γράφει λευκό χαρτί. Η φόρμα πρέπει να περιέχει το λογότυπο και το πλήρες όνομα της εταιρείας σας, τα στοιχεία, την ταχυδρομική διεύθυνση, τους αριθμούς επικοινωνίας, τη διεύθυνση φαξ και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όπου μπορείτε να επικοινωνήσετε με τη διοίκηση. Εάν εκπροσωπείτε κυβερνητική οργάνωση, δώστε προσοχή στις απαιτήσεις για την εικόνα του εθνόσημου της Ρωσικής Ομοσπονδίας, οι οποίες ορίζονται επίσης στο GOST R 6.30-2003.
Βήμα 3
Στην κεφαλίδα του γράμματος, στην επάνω αριστερή γωνία, υπάρχει ένα πεδίο για την κεφαλίδα του γράμματος. Σε αυτό, πρέπει να διατυπώσετε σε μια πρόταση την ερώτηση που θα εξεταστεί στο κύριο σώμα της επιστολής. Θα βοηθήσει τον διευθυντή ή άλλο αξιωματούχο στον οποίο απευθύνεται η επιστολή να καθορίσει ποιος θα καλέσει ως σύμβουλος για το υπό εξέταση ζήτημα ή ποιος θα αναθέσει την επίλυση της έκδοσης αυτής της επιστολής.
Βήμα 4
Στην επάνω δεξιά γωνία, γράψτε τη θέση, τον οργανισμό, το επώνυμο και τα αρχικά του παραλήπτη, υποδείξτε τον ταχυδρομικό κώδικα και τη διεύθυνση στην οποία θα πρέπει να σταλεί το γράμμα. Εάν ο παραλήπτης σας έχει επιστημονικούς τίτλους, τότε μπορούν επίσης να αντικατοπτρίζονται μπροστά από το όνομά του.
Βήμα 5
Η προσφυγή περιλαμβάνεται επίσης στην κεφαλίδα της επιστολής. Ξεκινήστε με τις λέξεις: "Αγαπητέ …" και ανατρέξτε στον επίσημο ονοματεπώνυμο και πατρονική. Εάν δεν τους γνωρίζετε, μπορείτε να τους μάθετε επικοινωνώντας με τη γραμματεία του οργανισμού στον οποίο γράφετε την επιστολή.
