Η δραστηριότητα οποιουδήποτε οργανισμού περιλαμβάνει την εργασία με έγγραφα. Μερικά από αυτά χάνουν τη σημασία τους με την πάροδο του χρόνου και δεν χρησιμοποιούνται στη δουλειά. Για να απαλλαγούμε από περιττά χαρτιά, συνήθως καταστρέφονται. Η καταστροφή των εγγράφων πρέπει να πραγματοποιείται αυστηρά σύμφωνα με τους κανόνες που καθορίζονται στο γραφείο.
Απαραίτητη
- - πράξη καταστροφής ·
- - τεχνικά μέσα για την καταστροφή εγγράφων.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ελέγξτε τη διαδικασία για την καταστροφή εγγράφων. Εφαρμόζεται τόσο σε έντυπα όσο και σε ηλεκτρονικά. Συνήθως, τα έγγραφα που έχουν χάσει την πρακτική τους αξία και έχουν λήξει περίοδο αποθήκευσης καταστρέφονται. Αυτό ισχύει κυρίως για έγγραφα προσωπικού και λογιστικά.
Βήμα 2
Διεξαγωγή εξέτασης της αξίας των εγγράφων. Το αποτέλεσμα θα πρέπει να είναι μια πράξη για την κατανομή και την προετοιμασία για την καταστροφή των εγγράφων που δεν υπόκεινται πλέον σε αποθήκευση. Η περίοδος διατήρησης των εγγράφων καθορίζεται από την τρέχουσα ονοματολογία των αρχείων του οργανισμού σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι όροι καθορίζονται σύμφωνα με τους ομοσπονδιακούς νόμους, τα κυβερνητικά διατάγματα, τους τυπικούς ή τυπικούς καταλόγους εγγράφων.
Βήμα 3
Καταρτίστε μια πράξη για την καταστροφή εγγράφων, καταγράφοντας το όνομα της διαρθρωτικής μονάδας μπροστά από κάθε ομάδα επικεφαλίδων. Εισαγάγετε παρόμοιες υποθέσεις στην πράξη σε μια γενική επικεφαλίδα, αναφέροντας τον συνολικό αριθμό των περιπτώσεων. Η πράξη πρέπει να υπογραφεί από έναν υπάλληλο του οργανισμού που συμμετείχε στην εξέταση της αξίας των εγγράφων. Μετά από αυτό, η πράξη εγκρίνεται από τον επικεφαλής.
Βήμα 4
Επιλέξτε περιπτώσεις για καταστροφή χρησιμοποιώντας μια προβολή σελίδας. Αυτό θα σας επιτρέψει να μην χάσετε το απαραίτητο έγγραφο που κατά λάθος μπήκε στο αρχείο. Εάν κάποιο υλικό βρίσκεται στη θέση αποθήκευσης για μεγάλο χρονικό διάστημα, μπορούν να μετακινηθούν επιλεκτικά για να προσδιοριστεί η συνάφεια των εγγράφων.
Βήμα 5
Επιλέξτε τη μέθοδο καταστροφής των εγγράφων που περιλαμβάνονται στην πράξη. Μπορούν να καούν ή να χρησιμοποιηθούν για αυτόν τον σκοπό ένα τεμαχιστή χαρτιού. Μερικές φορές τα προς καταστροφή υλικά μεταφέρονται για απόρριψη σε εξειδικευμένη επιχείρηση, καταρτίζοντας τη διαδικασία με πιστοποιητικό αποδοχής και αντίστοιχο τιμολόγιο. Η τελευταία μέθοδος χρησιμοποιείται συχνότερα όταν ο όγκος της τεκμηρίωσης είναι σημαντικός. Για να διασφαλιστεί η εμπιστευτικότητα, η μεταφορά υποθέσεων και η καταστροφή τους πραγματοποιούνται συνήθως υπό την επίβλεψη ενός υπαλλήλου του οργανισμού.
