Τα έγγραφα που έχουν λήξει αποθηκευτεί στο αρχείο υπόκεινται σε καταστροφή, η οποία πραγματοποιείται σε διάφορα στάδια. Πρώτον, επιλέγονται τα έγγραφα, δημιουργείται προμήθεια, καταρτίζεται μια πράξη και πραγματοποιείται άμεση καταστροφή στους καταστροφείς.
Απαραίτητη
- - πράξη καταστροφής ·
- - πράξη καταστροφής ·
- - τεμαχιστής (μηχανή τεμαχισμού χαρτιού).
Οδηγίες
Βήμα 1
Όλα τα αρχειακά έγγραφα υπόκεινται σε ετήσια αναθεώρηση προκειμένου να επιλεγούν για καταστροφή. Αυτό καθιστά δυνατή την απελευθέρωση χώρου εγκαίρως για νέα έγγραφα που λαμβάνονται από επιχειρήσεις για αποθήκευση αρχείων.
Βήμα 2
Επιλέξτε έγγραφα για καταστροφή. Το μεγαλύτερο μέρος των αρχειακών εγγράφων διατηρείται εδώ και 75 χρόνια. Η επιλογή των εγγράφων πραγματοποιείται από το προσωπικό του αρχείου.
Βήμα 3
Αφού κάνετε την επιλογή των εγγράφων, συντάξτε μια πράξη καταστροφής. Μια πράξη είναι ένας πλήρης κατάλογος εγγράφων που πρέπει να καταστραφούν. Είναι απαραίτητο να αναφέρετε τον σειριακό αριθμό κάθε εγγράφου, μια περιγραφή. Μπροστά από κάθε έγγραφο, αναφέρετε τον αριθμό του άρθρου ή του κανονιστικού εγγράφου βάσει του οποίου γίνεται η διαγραφή. Καθοδηγηθείτε από τη λίστα των τυπικών εγγράφων.
Βήμα 4
Λάβετε υπόψη ότι η λίστα ενδέχεται να μην περιέχει το όνομα όλων των εγγράφων που θα διαγραφούν, επομένως ο αρχειοφύλακας πρέπει να αποφασίσει ανεξάρτητα σε ποιο άρθρο ή τυπική διάταξη ανήκει ένα συγκεκριμένο έγγραφο.
Βήμα 5
Η πράξη καταστροφής πρέπει να εκπονηθεί σύμφωνα με το προσάρτημα αριθ. 4 "Σχετικά με τους βασικούς κανόνες λειτουργίας των αρχείων" για το 2002. Το συμπληρωμένο έγγραφο πρέπει να υπογραφεί από όλα τα μέλη της δημιουργούμενης επιτροπής και από εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο της διαχείρισης αρχείων.
Βήμα 6
Επισυνάψτε μια άλλη πράξη στην εκτελεσθείσα πράξη, στην οποία αναφέρεται ο συνολικός αριθμός των εγγράφων που πρέπει να καταστραφούν, καθώς και το συνολικό τους βάρος. Μην ξεχνάτε ότι η πρώτη πράξη χωρίς τη δεύτερη θεωρείται άκυρη. Και εάν εντοπιστεί τέτοια παραβίαση κατά τον έλεγχο, μπορεί να επιβληθεί διοικητικό πρόστιμο στον υπεύθυνο εκπρόσωπο του αρχείου σας.
Βήμα 7
Μπορείτε να αναθέσετε την άμεση καταστροφή σε έναν εξειδικευμένο οργανισμό που παρέχει μαζικές υπηρεσίες αυτού του είδους και διαθέτει βιομηχανικούς τεμαχιστές ή μπορείτε να πραγματοποιήσετε την καταστροφή μόνοι σας εάν ο οργανισμός σας έχει τον δικό του τεμαχιστή.
