Η δραστηριότητα οποιασδήποτε επιχείρησης ή οργανισμού, ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας, είναι αδύνατη χωρίς τη διαχείριση εγγράφων, η οποία, στην πραγματικότητα, αποτελεί επιβεβαίωση αυτής της δραστηριότητας. Η ενοποίηση της κυκλοφορίας εγγράφων πραγματοποιήθηκε τη δεκαετία του 79 του περασμένου αιώνα, αλλά τα πρότυπα που δημιουργήθηκαν τότε, με μικρές αλλαγές και προσθήκες, εξακολουθούν να ισχύουν σήμερα.
Οδηγίες
Βήμα 1
Το ενοποιημένο σύστημα διαχείρισης εγγράφων που απαιτείται για την υποστήριξη των δραστηριοτήτων του οργανισμού περιλαμβάνει τρεις τύπους εγγράφων:
- οργανωτική ·
- διοικητικός;
- πληροφορίες και στοιχεία αναφοράς.
Ο τελευταίος τύπος εγγράφων είναι βοηθητικός σε σχέση με τα δύο πρώτα και, σε αντίθεση με αυτά, δεν είναι υποχρεωτικός για εκτέλεση. Περιέχουν τυχόν ειδικές πληροφορίες υπηρεσίας απαραίτητες τόσο για τη λήψη διαχειριστικών αποφάσεων όσο και για τη σωστή κατανόηση και εφαρμογή τους.
Βήμα 2
Τα έγγραφα αναφοράς περιλαμβάνουν: επιχειρηματικά ενημερωτικά δελτία. τηλεγραφήματα και τηλεφωνικά μηνύματα · υπηρεσία, έκθεση και επεξηγηματικές σημειώσεις · περιλήψεις, κριτικές και αναφορές πληροφοριών, πράξεις. Το περιεχόμενο αυτών των εγγράφων μπορεί να ληφθεί υπόψη μόνο ή να προκαλέσει δράση βάσει αυτών των πληροφοριών. Αυτό είναι ένα σημαντικό μέρος της ροής εργασίας, χωρίς το οποίο είναι αδύνατο να οργανωθεί οποιαδήποτε διαδικασία παραγωγής.
Βήμα 3
Εάν μιλάμε για συγκεκριμένους τύπους πληροφοριών και εγγράφων αναφοράς, το μεγαλύτερο μέρος αυτών, κατά κανόνα, είναι επιστολές πληροφοριών, στις οποίες οι συγγραφείς επισημαίνουν στον ερωτώμενο ορισμένα γεγονότα, πληροφορίες για αγαθά, επερχόμενες εκδηλώσεις ή δραστηριότητες. Μπορούν να είναι τόσο προληπτικά όσο και εκείνα που γράφονται με τη μορφή έκθεσης σχετικά με την εφαρμογή των καθηκόντων που έχουν ανατεθεί από γονείς οργανισμούς με το υψηλότερο επίπεδο διαχείρισης. Αυτοκινούμενες επιστολές πωλήσεων αναφέρονται επίσης σε πληροφορίες και έγγραφα αναφοράς.
Βήμα 4
Περίληψη, επισκόπηση ή ενημερωτικό σημείωμα - έγγραφα που περιέχουν περιγραφή ορισμένων από τον ίδιο τύπο γεγονότων, πραγμάτων ή γεγονότων στα οποία μπορεί να υπάρχει μια σύντομη περίληψη, αλλά αυτή η απαίτηση δεν είναι υποχρεωτική. Τα συνηθισμένα πιστοποιητικά μπορούν να ετοιμαστούν κατόπιν αιτήματος ενδιαφερόμενων μερών ή ατόμων και να χρησιμεύσουν ως έγγραφο που επιβεβαιώνει οποιοδήποτε γεγονός. Αυτά είναι, για παράδειγμα, πιστοποιητικά μισθού, οικογενειακή σύνθεση, τόπος εργασίας ή σπουδών κ.λπ.
Βήμα 5
Οι σημειώσεις υπηρεσιών χρησιμοποιούνται συνήθως ως ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ τμημάτων που δεν εξαρτώνται άμεσα από την παραγωγή. Οι αναφορές γράφονται στον άμεσο επόπτη προκειμένου να ενημερωθούν σχετικά με τα γεγονότα που πρέπει να γνωρίζει σε υπηρεσία. Οι επεξηγηματικές δηλώσεις χρησιμοποιούνται σε περιπτώσεις παραβίασης της εργασιακής πειθαρχίας, γράφονται από τους ίδιους τους παραβάτες για να εξηγήσουν την πράξη τους. Οι πράξεις που επιβεβαιώνουν ένα συγκεκριμένο γεγονός συντάσσονται συλλογικά και υπογράφονται από τουλάχιστον 3 συμμετέχοντες στον έλεγχο ή τη δράση.
