Μια επιστολή απόρριψης είναι ένα πολύ συγκεκριμένο μέρος της επιχειρηματικής αλληλογραφίας. Θα πρέπει να περιέχει αρνητική απάντηση στο αίτημα του πελάτη ή στην πρόταση του συνεργάτη. Ταυτόχρονα, είναι σημαντικό να διατηρηθούν καλές σχέσεις με τον παραλήπτη της επιστολής. Για να εκφράσετε ξεκάθαρα τη θέση σας, αλλά να μην προσβάλλετε τον παραλήπτη και να αφήσετε μια ευνοϊκή εντύπωση για τον εαυτό σας, ακολουθήστε τους βασικούς κανόνες για τη σύνταξη μιας άρνησης.
Απαραίτητη
- - το επίσημο επιστολόχαρτο του οργανισμού ·
- - υπολογιστή;
- - Εκτυπωτής.
Οδηγίες
Βήμα 1
Συντάξτε το γράμμα σας. Μην παραμελείτε αυτό το στάδιο προετοιμασίας εγγράφων. Θα σας επιτρέψει να τακτοποιήσετε τις σκέψεις σας και να επιλέξετε τις πιο σωστές φράσεις.
Βήμα 2
Ξεκινήστε το κείμενο με την παραδοσιακή διεύθυνση στον παραλήπτη: "Αγαπητέ Ιβάν Ιβάνοβιτς!" ή "Αγαπητέ κύριε Ιβάνοφ!" Μην χρησιμοποιείτε άλλες λέξεις, επειδή η γραπτή άρνηση είναι επίσημη.
Βήμα 3
Στην επάνω αριστερή γωνία, αναφέρετε τον παραλήπτη του γράμματος: το όνομα της εταιρείας, τη θέση, το επώνυμο, τα αρχικά ενός υπαλλήλου ή το επώνυμο και τα αρχικά ενός ιδιώτη. Πληροφορίες για την εταιρεία σας θα εμφανίζονται στην επίσημη επιστολόχαρτο στην επάνω δεξιά γωνία.
Βήμα 4
Γράψτε το κύριο σώμα του εγγράφου. Αρχικά, επαναλάβετε το αίτημα ή την πρόταση που ελήφθη. Φυσικά, δεν χρειάζεται να ξαναγράψετε πλήρως το κείμενο του εισερχόμενου εγγράφου. Αρκεί να συνοψίσουμε την ουσία του με λίγα λόγια, χρησιμοποιώντας παραδοσιακές επιχειρηματικές ομιλίες: "Σύμφωνα με το αίτημά σας για αντίγραφο της παραγγελίας …" ή "Σε απάντηση στο αίτημά σας για παράταση της διάρκειας του δανεισμού ευνοϊκού πληροφορούμε … ".
Βήμα 5
Στη συνέχεια, αναφέρετε τους λόγους της άρνησης. Η εξήγηση για μια αρνητική απάντηση θα πρέπει να είναι σύντομη, λογική, ουσιαστικά σταθερή, αλλά όχι σκληρή μορφή. Μην παραμορφώνετε την κατάσταση, μην παρουσιάζετε ανύπαρκτα γεγονότα και αβάσιμα επιχειρήματα. Όποτε είναι δυνατόν, δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των λέξεων σας με αναφορές σε νόμους και κανονισμούς. Αλλά μην πηγαίνετε στα άκρα. Υπερφορτώνοντας την επιστολή με εκτενείς εξηγήσεις και συγγνώμη, διατρέχετε τον κίνδυνο να εξοργίσετε τον παραλήπτη.
Βήμα 6
Ξεκινήστε το τελευταίο μέρος της επιστολής με την τυπική διατύπωση που σας επιτρέπει να παραμείνετε ευγενικοί, αλλά επιμείνουμε στην απόφασή σας: "Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω γεγονότα, δυστυχώς, πρέπει να αρνηθούμε να συνεργαστούμε με την εταιρεία σας" ή "Λυπούμαστε που σας ενημερώνουμε ότι είναι αδύνατο να επεκταθεί περαιτέρω το πιστωτικό όριο. "…
Βήμα 7
Προσπαθήστε να μετριάσετε την απόρριψη. Για το σκοπό αυτό, ενημερώστε τον παραλήπτη σχετικά με άλλες επιλογές συνεργασίας, σχετικά με τις νέες υπηρεσίες της εταιρείας σας που μπορεί να χρησιμοποιήσει με προτιμησιακούς όρους, σχετικά με τη δυνατότητα επανεξέτασης του αιτήματός του μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα κ.λπ. Όλες οι πληροφορίες πρέπει να είναι απολύτως σωστές και ενημερωμένες.
Βήμα 8
Διαβάστε ξανά το σχέδιο επιστολής. Διορθώστε τα λάθη, κάντε τις απαραίτητες προσθήκες και διορθώσεις. Εκτυπώστε την άρνηση στο επίσημο επιστολόχαρτο του οργανισμού, υπογράψτε το με τον διαχειριστή και στείλτε το στον παραλήπτη.
