Όταν απαιτείται η αποστολή επίσημων εγγράφων στον παραλήπτη: δήλωση, αξίωση, αντίγραφο δήλωσης αξίωσης και άλλα - η αλληλογραφία δεν είναι μόνο σημαντική, αλλά νομικά σημαντική. Για να πραγματοποιηθεί η παράδοση από την άποψη του νόμου, είναι απαραίτητο να ακολουθήσετε μια συγκεκριμένη διαδικασία.
Οδηγίες
Βήμα 1
Προετοιμάστε το έγγραφο για αποστολή στον παραλήπτη εις διπλούν. Ένας από αυτούς πρέπει να μείνει μαζί σας.
Βήμα 2
Εάν είναι δυνατόν, παραδώστε το έγγραφο αυτοπροσώπως. Παραδώστε απευθείας στον παραλήπτη ή στον εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπό του. Οι εξουσίες ενός αντιπροσώπου μπορούν να πιστοποιούνται από πληρεξούσιο ή να ακολουθούν τον νόμο. Είναι ασφαλέστερο να παραδίδετε αλληλογραφία που απευθύνεται σε ιδιώτη έναντι παραλαβής. Εάν μεταφέρετε έγγραφα σε νομικό πρόσωπο, κάντε το μέσω της γραμματείας ή του γραφείου. Όταν ο παραλήπτης είναι επίσημος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από αυτές τις επιλογές.
Βήμα 3
Σε περίπτωση προσωπικής παράδοσης, βεβαιωθείτε ότι το αντίγραφο σας περιέχει απόδειξη από το άτομο που έλαβε την αλληλογραφία. Το άτομο στο οποίο δίνετε το έγγραφο πρέπει να γράψει τη λέξη "έλαβε", το επώνυμο και τα αρχικά του, καθώς και την τρέχουσα ημερομηνία και, φυσικά, να αφήσει μια υπογραφή. Εάν είναι υπάλληλος του οργανισμού, πρέπει επίσης να γίνει ένδειξη της θέσης του.
Βήμα 4
Όταν είναι απαραίτητο, προωθήστε την αλληλογραφία στον παραλήπτη μέσω ενός ταχυμεταφορέα ή ενός διαμεσολαβητή, μην ξεχάσετε να τους ενημερώσετε για το ποιος και πώς να το παραδώσετε.
Βήμα 5
Εάν δεν μπορείτε να παραδώσετε την αλληλογραφία αυτοπροσώπως ή ο παραλήπτης αρνείται να την αποδεχθεί, χρησιμοποιήστε τις υπηρεσίες αλληλογραφίας. Θα πρέπει να σταλεί με συστημένη επιστολή με ειδοποίηση και κατάλογο συνημμένων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτή είναι η μόνη επιλογή στην οποία το δικαστήριο ή άλλος εξουσιοδοτημένος φορέας αναγνωρίζει την υπηρεσία ως έγκυρη. Σε επιβεβαίωση του γεγονότος ότι ο παραλήπτης έλαβε την επιστολή, ένα έγγραφο θα σας επιστραφεί - ειδοποίηση μέσω ταχυδρομείου. Το απόθεμα του συνημμένου είναι απαραίτητο για να υπάρχει απόδειξη αποστολής μέσω ταχυδρομείου όχι με κενή επιστολή ή άλλο έγγραφο, δηλαδή αυτό που πρέπει να επιδοθεί.
Βήμα 6
Αφού επιστραφεί η ειδοποίηση, επισυνάψτε την και τη λίστα των συνημμένων στο υπόλοιπο αντίγραφο του εγγράφου. Φυλάσσετε μέχρι να μην είναι πλέον απαραίτητο.
