Όταν ένας οργανισμός συσσωρεύει τεκμηρίωση που απαιτεί βραχυπρόθεσμη ή μακροπρόθεσμη αποθήκευση, είναι απαραίτητο να οργανωθεί και να συρραφή φακέλων με μαλακό ή σκληρό κάλυμμα. Κάθε συγκεκριμένη περίπτωση μπορεί να έχει τις δικές της απαιτήσεις για το σχεδιασμό του αρχείου και τη σειρά των εργασιών, καθώς δεν υπάρχουν αυστηρά νομοθετικά πρότυπα σε αυτόν τον τομέα. Ωστόσο, καθορίζει τις βασικές αρχές που συνήθως τηρούν οι έμπειροι υπάλληλοι.
Απαραίτητη
- - μαύρο μολύβι μολύβδου.
- - γραφικός awl (ή συσκευή UPD).
- - σφιγκτήρας
- - βελόνα ραψίματος
- - νήμα από κορδόνι ή νάιλον
- - ψαλίδι;
- - ένα φύλλο από λευκό χαρτί ·
- - κόλλα χαρτικών
- - κάλυμμα.
Οδηγίες
Βήμα 1
Αφού εξετάσετε την αξία της τεκμηρίωσης, αριθμήστε την τοποθετώντας έναν σειριακό αριθμό (με χρονολογική σειρά) στην επάνω δεξιά γωνία κάθε φύλλου με ένα μαύρο μολύβι μολύβδου. Ξεκινήστε με την πρώτη αντιστροφή. η λίστα τίτλων των εγγράφων που περιέχονται και η τελευταία σελίδα δεν χρειάζεται να αριθμούνται. Βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί δεν μπαίνουν στο κείμενο.
Βήμα 2
Δημιουργήστε δύο ζεύγη οπών με ένα ειδικό γραφικό awl στο μέσο του αριστερού περιθωρίου κάθε εγγράφου. Για να αποτρέψετε την κατάρρευση της στοίβας χαρτιών, ασφαλίστε την σε ένα σφιγκτήρα. Κατά κανόνα, οι υπάλληλοι τοποθετούν τρύπες σε κάθετη γραμμή, αφήνοντας τουλάχιστον 3 cm μεταξύ κάθε τρύπας. Εάν το φύλλο έχει στενό περιθώριο, μπορείτε να κολλήσετε μια λευκή λωρίδα στην άκρη.
Βήμα 3
Χρησιμοποιήστε ένα ειδικό μηχάνημα για αναβοσβήνει τεκμηρίωση (UPD). Αυτό θα μειώσει σημαντικά την εργασία σας, καθώς με αυτήν τη συσκευή μπορείτε να τρυπήσετε μια στοίβα εγγράφων πάχους 10 cm κάθε φορά. Διαβάστε προσεκτικά τις οδηγίες και εργαστείτε προσεκτικά - το τρυπάνι γίνεται πολύ ζεστό.
Βήμα 4
Ξεκινήστε να ράβετε το φάκελο χρησιμοποιώντας ένα ειδικό νήμα από νήμα ή ισχυρό νάιλον νήμα και μια βελόνα ραψίματος. Αναβάθμιση του αρχείου δύο φορές για ασφαλή δέσμευση. Τραβήξτε τις χαλαρές "ουρές" του κορδονιού (περίπου 5-6 cm) μέσω της μεσαίας τρύπας στη ραφή πλευρά του "βιβλίου" και κάντε έναν δυνατό κόμπο.
Βήμα 5
Κόψτε έναν κύκλο (περίπου 4 cm σε διάμετρο) από παχύ λευκό χαρτί και κολλήστε τον κόμπο μαζί του. Χρησιμοποιήστε τακτική κόλλα χαρτικών. Πιάστε το αυτοκόλλητο με σφραγίδα, τοποθετήστε την υπογραφή πιστοποίησης και την ημερομηνία κάτω από αυτό. Εάν ο φάκελος έχει ήδη δεθεί χωρίς σελίδα επιβεβαίωσης, τότε επιτρέπεται να τον επικολλήσετε στο εσωτερικό του εξωφύλλου.
Βήμα 6
Περάστε το δεμένο φάκελο σε ειδικό κάλυμμα ή συνδέστε έγγραφα με ένα μηχάνημα. Για ένα μακροπρόθεσμο αρχείο, συνιστάται να επιλέξετε ένα σκληρό κάλυμμα, σε άλλες περιπτώσεις είναι επίσης κατάλληλα τα "ρούχα" από χαρτόνι ή από χοντρό χαρτί. Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να είναι ένα επαγγελματικό προϊόν εκτύπωσης, σχεδιασμένο σύμφωνα με το εταιρικό στυλ.
