Διάφοροι φάκελοι και ταξινομητές έχουν γίνει από καιρό μέρος όχι μόνο του γραφείου αλλά και του οικιακού περιβάλλοντος. Πράγματι, αυτός είναι ένας πολύ βολικός τρόπος αποθήκευσης καθώς και θεματικής διανομής εγγράφων. Όταν όμως υπάρχουν πάρα πολλοί φάκελοι, υπάρχει πρόβλημα διανομής τους στο χώρο εργασίας.
Απαραίτητη
- - φακέλους
- - δίσκοι χαρτιού ·
- - αυτοκόλλητα
- - κουτιά
- - στυλό.
Οδηγίες
Βήμα 1
Κατανοήστε το περιεχόμενο των φακέλων. Θα πρέπει να οργανωθεί σύμφωνα με κάποια γενική αρχή για να διευκολύνεται η εύρεση ενός συγκεκριμένου εγγράφου. Για παράδειγμα, οι μαθητές θα πρέπει να ορίσουν ένα φάκελο για κάθε θέμα. Ένας εργαζόμενος μπορεί να κάνει τη διανομή ανά πεδίο δραστηριότητας, καθώς και να διαθέσει δύο ή τρεις φακέλους για ιδιαίτερα σημαντικά ή επείγοντα έγγραφα. Έχοντας επιλέξει ένα σύστημα ταξινόμησης, τακτοποιήστε όλα τα χαρτιά σύμφωνα με το σύστημα και κολλήστε αυτοκόλλητα στους φακέλους με μια καταγραφή του τι αποθηκεύεται σε αυτά.
Βήμα 2
Μάθετε πώς μπορείτε να τακτοποιήσετε τους φακέλους που προκύπτουν. Εάν είναι μεγάλα και σταθερά, μπορείτε απλά να τα τακτοποιήσετε στο ράφι ανά θέμα. Λεπτοί και ευέλικτοι φάκελοι αποθηκεύονται καλύτερα οριζόντια. Ωστόσο, οι μεγάλες στοίβες είναι ακατάλληλες για χρήση, οπότε στοιβάζονται τις στους δίσκους χαρτιού κάθε φορά. Όταν το κάνετε αυτό, παρατηρήστε επίσης τη θεματική ταξινόμηση για να διευκολύνετε την αναζήτηση πληροφοριών.
Βήμα 3
Εάν χρειάζεστε λεπτούς φακέλους για να καθίσετε στο ράφι, χρησιμοποιήστε ένα διαχωριστικό. Μπορεί να είναι είτε με τη μορφή διαμερίσματος που χωρίζει το ένα μέρος του ραφιού από το άλλο, είτε με τη μορφή κάθετου ανοιχτού δίσκου για χαρτιά. Έτσι, όταν αφαιρείτε έναν φάκελο από το ράφι, οι υπόλοιποι δεν θα αρχίσουν να πέφτουν και δεν θα υπάρξει χάος.
Βήμα 4
Για έναν πολύ μεγάλο αριθμό φακέλων, όπως η οργάνωση αποθήκευσης σε ένα αρχείο εταιρείας, χρησιμοποιήστε ένα σύστημα αποθήκευσης σε ράφια. Έτσι, τα χαρτιά αποθηκεύονται σε κρατικά αποθετήρια. Ταυτόχρονα, οι φάκελοι αποθηκεύονται σε ειδικά κουτιά εγκατεστημένα σε ράφια. Η ιδιαιτερότητα αυτών των κουτιών είναι ότι δεν ανοίγουν από την κορυφή, αλλά από το πλάι, κάτι που σας επιτρέπει να λάβετε το φάκελο που χρειάζεστε. Χωρίς να αφαιρέσετε ολόκληρο το βαρύ δοχείο από το ράφι. Στο ίδιο πλαϊνό κάλυμμα, είναι λογικό να κολλάτε ένα αυτοκόλλητο με πληροφορίες σχετικά με τα έγγραφα που βρίσκονται στο τμήμα αποθήκευσης.
