Η διαχείριση προσωπικού είναι ευθύνη του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού του οργανισμού. Ο σχηματισμός και η συντήρηση του προσωπικού φακέλου του εργαζομένου πραγματοποιείται μετά την υπογραφή της εντολής για την απασχόλησή του.
Απαραίτητη
- - έγγραφα του μισθωτή (διαβατήριο, εκπαιδευτικά έγγραφα) ·
- - έγγραφα που συντάσσονται κατά την πρόσληψη και κατά τη διαδικασία της εργατικής δραστηριότητας ενός εργαζομένου ·
- - φωτογραφία υπαλλήλου διαστάσεων 3x4 cm ·
- - φάκελος συνδέσμου.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εκτυπώστε και δώστε στον υπάλληλο που προσλήφθηκε, τα έντυπα του προσωπικού φύλλου για αρχεία προσωπικού και αυτοβιογραφία, ζητήστε από τον υπάλληλο να τα συμπληρώσει με το χέρι. Αφήστε τον υπάλληλο να βάλει την υπογραφή και την ημερομηνία του στα συμπληρωμένα έγγραφα. Κολλήστε μια φωτογραφία του υπαλλήλου στην πρώτη σελίδα του προσωπικού σας φύλλου HR.
Βήμα 2
Πάρτε ένα συνηθισμένο συνδετικό υλικό και εκτυπώστε και κολλήστε το προσωπικό φύλλο εξωφύλλου σε αυτό. Δημιουργήστε αντίγραφα του διαβατηρίου (σελίδες με φωτογραφία, εγγραφή, οικογενειακή κατάσταση), εκπαιδευτικά έγγραφα του υπαλλήλου, τοποθετήστε τα σε ένα προσωπικό αρχείο. Επισυνάψτε επίσης χαρακτηριστικά, συστάσεις, βιογραφικά ενός υπαλλήλου, μια αίτηση εργασίας. Εάν ο οργανισμός τηρεί τις συμβάσεις εργασίας και τις παραγγελίες προσωπικού ξεχωριστά, τότε δημιουργήστε αντίγραφα αυτών και τοποθετήστε τα σε ένα προσωπικό αρχείο.
Βήμα 3
Υποβάλετε επίσης στο προσωπικό σας αρχείο αντίγραφο της περιγραφής της εργασίας και άλλων εγγράφων που σχετίζονται με την εγγραφή της εργασίας του υπαλλήλου. Μην ξεχάσετε να επισυνάψετε την αυτοβιογραφία και το προσωπικό σας φύλλο (συνήθως τοποθετείται στην αρχή του προσωπικού σας αρχείου). Αριθμήστε όλα τα φύλλα του προσωπικού σας αρχείου, ξεκινώντας από ένα αντίγραφο του διαβατηρίου και των εκπαιδευτικών σας εγγράφων. Κάντε ένα εσωτερικό απόθεμα των εγγράφων που είναι αποθηκευμένα στο προσωπικό αρχείο και τοποθετήστε το στην αρχή του προσωπικού αρχείου.
Βήμα 4
Συμπληρώστε το προσωπικό αρχείο του εργαζομένου κατά τη διαδικασία της εργασίας του με αντίγραφα διαφόρων εγγράφων για προχωρημένη εκπαίδευση (αντίγραφα διπλωμάτων, πιστοποιητικά, πιστοποιητικά κ.λπ.), έγγραφα επιβεβαίωσης μεταφράσεων (δηλώσεις, πρόσθετες συμφωνίες στη σύμβαση εργασίας, αντίγραφα ή δεύτερα αντίγραφα εντολές, κ.λπ.).), εντολές για την επιβολή κυρώσεων ή κινήτρων και άλλων εγγράφων.
Βήμα 5
Συμπληρώστε ένα προσωπικό αρχείο κατά την απόλυση ενός υπαλλήλου από τον οργανισμό με έγγραφα απόλυσης: επιστολή απόλυσης, συμφωνία των μερών, αντίγραφο ή δεύτερο αντίγραφο της εντολής απόλυσης και άλλα έγγραφα.
Βήμα 6
Προετοιμάστε το προσωπικό αρχείο του απολυμένου υπαλλήλου για μεταφορά στο αρχείο. Για να το κάνετε αυτό, τακτοποιήστε τα έγγραφα με χρονολογική σειρά με την ακόλουθη σειρά:
- προσωπική καταγραφή προσωπικού και αυτοβιογραφία ·
- αντίγραφο του διαβατηρίου και των εκπαιδευτικών εγγράφων ·
- έγγραφα για απασχόληση ·
- έγγραφα που συντάχθηκαν από το τμήμα προσωπικού κατά τη διάρκεια της απασχόλησης του εργαζομένου ·
- έγγραφα απόλυσης (συμπληρώστε ένα προσωπικό αρχείο).
Αριθμήστε τα φύλλα του προσωπικού αρχείου, καταχωρίστε ξανά το εσωτερικό του απόθεμα, υποβάλετε το έγγραφο στο αρχείο.
Βήμα 7
Κατά τη διαδικασία της εργασίας γραφείου, τα έγγραφα ενός προσωπικού αρχείου βρίσκονται μέσα σε αυτό σε χρονολογική αντίστροφη ώρα, δηλ. στην αρχή της υπόθεσης, δημοσιεύονται έγγραφα απόλυσης. πίσω από αυτά - έγγραφα σχετικά με τις μεταβιβάσεις εργαζομένων, παραγγελίες για κίνητρα και κυρώσεις κ.λπ. πίσω τους - έγγραφα για την απασχόληση και αντίγραφα εγγράφων για την εκπαίδευση κ.λπ.
