Υπάρχουν συχνές περιπτώσεις, όταν, κατόπιν αιτήματος τρίτων οργανισμών, τρεχόντων ή πρώην υπαλλήλων της επιχείρησης και άλλων πολιτών, είναι απαραίτητο να συντάξετε ένα απόσπασμα από το κύριο έγγραφο που προορίζεται για εσωτερική χρήση και περιέχει πληροφορίες εμπιστευτικού χαρακτήρα. Υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις για την προετοιμασία τέτοιων εγγράφων.
Οδηγίες
Βήμα 1
Πάρτε το πρωτότυπο του πρωτότυπου εγγράφου και επιλέξτε τα κομμάτια που θα αντιγραφούν και μεταφερθούν στη δήλωση. Η ακριβής αναφορά είναι η βασική απαίτηση για τη σύνταξη ενός αποσπάσματος. Δεν υπάρχει συγκεκριμένη φόρμα για τέτοια έγγραφα, ακολουθήστε τους γενικούς κανόνες της εργασίας γραφείου που διέπουν την εκτέλεση της επιχειρησιακής τεκμηρίωσης. Πολύ πιο σημαντικό είναι το περιεχόμενο του αποσπάσματος, το οποίο πρέπει να αποτελείται από τμήματα υποχρεωτικών πληροφοριών.
Βήμα 2
Κατ 'αρχάς, τοποθετήστε το όνομα του εγγράφου στο επάνω κέντρο του φύλλου εν συντομία το θέμα, την ουσία του εγγράφου. Στη συνέχεια, επιλέξτε και αντιγράψτε το μέρος του κύριου εγγράφου, το οποίο περιέχει τις αρχικές λεπτομέρειες (όνομα της εταιρείας, ημερομηνία και τόπος της εκδήλωσης, αριθμός παρευρισκομένων, κ.λπ.). Συμπληρώστε τα αποσπάσματα τοποθετώντας ένα τμήμα κειμένου που σχετίζεται με την απευθείας ερώτηση (ένα στοιχείο από την ημερήσια διάταξη της συνάντησης κ.λπ.), αναφέροντας τον σειριακό αριθμό σύμφωνα με στην πρόβλεψη στο πρωτότυπο έγγραφο.
Βήμα 3
Τώρα βρείτε και αντιγράψτε ένα κομμάτι κειμένου που περιγράφει την πορεία της συζήτησης αυτού του ζητήματος (εάν υπάρχει) και την απόφαση που λαμβάνεται. Εισαγάγετε το απόσπασμα στη δήλωση, θυμηθείτε να συμπεριλάβετε την αρίθμηση από το κύριο έγγραφο εκεί. Τοποθετήστε εδώ τα ονόματα, τα αρχικά και τις θέσεις των υπεύθυνων που υπέγραψαν το πρωτότυπο.
Βήμα 4
Επαληθεύστε το τελικό απόσπασμα από τα άτομα που είναι εξουσιοδοτημένα να εκτελούν τέτοιες ενέργειες Τις περισσότερες φορές είναι ο γραμματέας του οργανισμού ή ο υπεύθυνος προσωπικού. Εδώ το απόσπασμα θα ελεγχθεί έναντι του αρχικού εγγράφου για ακριβή αντιστοίχιση. Συμπερασματικά, η δήλωση πρέπει να περιέχει τη λέξη "True", πρέπει να αναγράφεται η υπογραφή (με αποκωδικοποίηση σε παρένθεση) του υπευθύνου, πρέπει να αναφέρεται η θέση, η ημερομηνία και η ώρα πιστοποίησης του εγγράφου.
