Τα περισσότερα επαγγέλματα δακτυλογράφησης απαιτούν γνώση πληροφορικής. Οι ειδικοί πρέπει να γνωρίζουν όλες τις δυνατότητες του προγράμματος επεξεργασίας του Word, συγκεκριμένα, τι χρειάζεται και πώς διαμορφώνεται το έγγραφο.
Γιατί πρέπει να είστε σε θέση να μορφοποιήσετε το κείμενο σωστά
Πληκτρολογώντας μόνο μέσω του πληκτρολογίου, το έγγραφο μοιάζει με μια συλλογή προτάσεων, στις οποίες είναι δύσκολο να κατανοήσουμε την κύρια ιδέα του συγγραφέα, καθώς και να εντοπίσουμε τη λογική της συλλογιστικής του. Για τη διευκόλυνση της ανάγνωσης και της απομνημόνευσης, το πρόγραμμα επεξεργασίας του Word και άλλα παρόμοια προγράμματα παρέχουν μορφοποίηση κειμένου, όπως ανάλυση παραγράφων, επισήμανση κόκκινων γραμμών, παρουσία εσοχών και προεξοχών, στηλών, πινάκων, λιστών και ορισμένων άλλων σημείων.
Ιδιωτικές αποχρώσεις μορφοποίησης εγγράφων
Ο κύριος τρόπος για να διαιρέσετε το έγγραφο σε αρκετά λογικά πλήρη μέρη είναι η τοποθέτηση σημείων παραγράφου, η οποία γίνεται πατώντας το κουμπί Enter. Για να γίνει ευκολότερη η ανάγνωση, κάθε παράγραφος πρέπει να ξεκινά με μια κόκκινη γραμμή - εσοχή, η οποία γίνεται με δύο τρόπους. Το βέλτιστο μέγεθός του είναι 1,25 cm, και αυτό ακριβώς πρέπει να μετακινείται ο δείκτης της άνω κλεψύδρας που βρίσκεται στον οριζόντιο χάρακα με τον κέρσορα του ποντικιού. Μια άλλη μέθοδος είναι μέσω του μενού που βρίσκεται στο πάνω μέρος του παραθύρου: το κουμπί "Μορφοποίηση" - η γραμμή "Παράγραφος" - η καρτέλα "Εσοχές και απόσταση" - η στήλη "Εσοχές". Πρέπει να ορίσετε την απαιτούμενη τιμή στο κελί "πρώτη γραμμή" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".
Για να μετακινήσετε όλο το κείμενο, όχι μόνο την κόκκινη γραμμή, μετακινήστε το κάτω μέρος της κλεψύδρας με το απαιτούμενο ποσό. Έτσι διαμορφώνεται η στήλη "Σε ποιον και από ποιον" με γράμματα. Η ίδια ενέργεια μπορεί να εκτελεστεί ακολουθώντας τη διαδρομή που περιγράφεται παραπάνω και τοποθετώντας τους αριθμούς στη στήλη "Εσοχή" στα κελιά "αριστερά" ή "δεξιά".
Για να κάνετε το κείμενο να γεμίσει ομοιόμορφα ολόκληρο το έγγραφο και να μην μετακινηθεί στο αριστερό του περιθώριο, μπορείτε να το διανείμετε στο πλάτος της σελίδας. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τις απαιτούμενες παραγράφους και κάντε κλικ στο κουμπί "Fit to Width" στη γραμμή μορφής. Μοιάζει με ένα τετράγωνο οριζόντιων λωρίδων. Στο ίδιο μέρος, μπορείτε να κεντράρετε το κείμενο για τον τίτλο ή να το μετακινήσετε προς τα δεξιά με τη μορφή επιγραφίου.
Η λειτουργία λίστας είναι βολική όταν πρέπει να παραθέσετε έναν μεγάλο αριθμό αντικειμένων, καθώς και να προσθέσετε νέα στη μέση της λίστας μετά τη δημιουργία της: η αρίθμηση θα αλλάξει αυτόματα. Μια αριθμημένη ή κουκκίδα λίστα μπορεί να ρυθμιστεί χρησιμοποιώντας τα αντίστοιχα κουμπιά στον πίνακα μορφοποίησης ή μέσω της εντολής "Λίστα" στο μενού "Μορφοποίηση".
Εκτός από τις αναφερόμενες λειτουργίες, σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος και τον τύπο της γραμματοσειράς, κάνοντάς το πιο κοντά στην επιχείρηση ή, αντίθετα, για συγχαρητήρια, επισημάνετε μέρος του εγγράφου με υπογράμμιση, πλάγιους χαρακτήρες, έντονα ή έγχρωμα, μείωση δεδομένων σε έναν πίνακα και εκτελείτε και άλλες εξειδικευμένες ενέργειες (εισαγωγή εικόνων, διαγραμμάτων).
