Ο κατάλογος των εγγράφων είναι ένα βιβλίο αναφοράς που αποκαλύπτει τη σύνθεση και το περιεχόμενο των εγγράφων, συστηματοποιεί και τα λαμβάνει υπόψη σε ολόκληρο το σύνολο των εγγράφων. Η κατάρτιση αποθεμάτων είναι ένα σημαντικό στάδιο επεξεργασίας και παραγγελίας εγγράφων, σκοπός του οποίου δεν είναι μόνο η ασφάλεια των εγγράφων, αλλά και η σαφής εκτέλεση τους.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εκτελέστε την καταχώριση της λίστας των εγγράφων στο επιστολόχαρτο του οργανισμού (εάν υπάρχει). Αυτό δεν απαιτείται, αλλά μια επιθυμητή απαίτηση για τέτοια έγγραφα. Σε κάθε περίπτωση, πρέπει να αναφέρεται το όνομα του οργανισμού.
Βήμα 2
Γράψτε τον τίτλο, ο οποίος πρέπει να περιέχει πληροφορίες που καθορίζουν την ιδιοκτησία των εγγράφων που περιλαμβάνονται στο απόθεμα. Για παράδειγμα, "Απογραφή εγγράφων στην ποινική υπόθεση", "Απογραφή εγγράφων που διατίθενται στο αρχείο βεβαίωσης", "Απογραφή εγγράφων για θεώρηση στη Δανία" κ.λπ. Εάν ο οργανισμός καταρτίζει αποθέματα σε τακτική βάση, σημειώστε τον σειριακό αριθμό του αποθέματος.
Βήμα 3
Δημιουργήστε έναν πίνακα που αποτελείται από τις ακόλουθες ενότητες: "Αριθμός p / p", "Όνομα εγγράφου", "Αριθμός φύλλων στο έγγραφο". Συμπληρώστε όλα τα αναφερόμενα πεδία. Προσθέστε στήλες αναζήτησης στον πίνακα, όπως απαιτείται. Για παράδειγμα, Σελίδες _ έως _, Αριθμοί σελίδας, Τιμή, Σημείωση και ούτω καθεξής.
Βήμα 4
Κάτω από τον πίνακα, γράψτε πόσα φύλλα, έγγραφα ή αντίγραφα συμπεριλαμβάνετε στο απόθεμα. Γράψτε σε αριθμούς και λέξεις: 3 (τρία), 25 (είκοσι πέντε).
Βήμα 5
Ολοκληρώστε τη συλλογή του αποθέματος με τις υπογραφές των αρχηγών του οργανισμού, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο υπεύθυνο για την εκτέλεση αυτού του αποθέματος (επιθεωρητής του τμήματος προσωπικού, προϊστάμενος παραγωγής κ.λπ.) Γράψτε το πλήρες όνομα της θέσης του διευθυντή και ένα αντίγραφο του επωνύμου του, του ονόματος και του πατρονικού. Εάν είναι απαραίτητο, συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας στο έγγραφο. και την υπογραφή του ατόμου που παρέδωσε και αποδέχθηκε τα έγγραφα.
Βήμα 6
Αναφέρετε επίσης την ημερομηνία του εγγράφου. Μπορεί να βρίσκεται τόσο στο τέλος όσο και στην αρχή του αποθέματος, τόσο στα αριστερά όσο και στα δεξιά του εγγράφου. Η σφραγίδα του οργανισμού δεν αναγράφεται στον κατάλογο.
Βήμα 7
Ο κατάλογος των εγγράφων καταρτίζεται σε δύο αντίγραφα: το ένα παραμένει στον οργανισμό, το άλλο παρουσιάζεται στον τόπο αίτησης.
