Για την εγγραφή μορφών εγγράφων οργανισμών και επιχειρήσεων, υπάρχουν ορισμένοι κανόνες. Πιο αυστηρές απαιτήσεις επιβάλλονται στην τεκμηρίωση των κυβερνητικών υπηρεσιών. Εάν πρέπει να συντάξετε επιστολόχαρτο για την εταιρεία σας, μπορείτε να παραλείψετε τον υπολογισμό του μεγέθους των περιθωρίων σε χιλιοστά και να ελέγξετε τη θέση του λογότυπου ή άλλων στοιχείων στη σελίδα με τον χάρακα. Αρκεί απλώς να παραμείνουμε στο γενικά αποδεκτό στυλ των επιχειρηματικών εγγράφων.
Οδηγίες
Βήμα 1
Στο επάνω μέρος της σελίδας, δημοσιεύστε πληροφορίες σχετικά με την επιχείρησή σας. Αναφέρετε τη μορφή σύστασης, το όνομα της εταιρείας, τον αριθμό φορολογικού μητρώου, το λογότυπο της εταιρείας ή το εμπορικό σήμα. Το πόσο ολοκληρωμένες θα είναι οι πληροφορίες εξαρτάται από εσάς, αλλά βεβαιωθείτε ότι η κορυφή του εγγράφου με τις λεπτομέρειες δεν καταλαμβάνει πολύ χώρο στη σελίδα.
Βήμα 2
Το αμετάβλητο μέρος της κεφαλίδας τοποθετείται καλύτερα στην κεφαλίδα. Όταν εισαγάγετε νέο κείμενο ή επεξεργαστείτε ένα ήδη προετοιμασμένο έγγραφο, οι αλλαγές δεν επηρεάζουν τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα, οπότε δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τις γραμμές και το λογότυπο της εταιρείας που κινούνται ή εξαφανίζονται. Για να μεταβείτε στη λειτουργία επεξεργασίας της κεφαλίδας και του υποσέλιδου σε ένα έγγραφο του Microsoft Office Word, κάντε διπλό κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού στο επάνω πεδίο του εγγράφου ή χρησιμοποιήστε τα εργαλεία από την ενότητα "Κεφαλίδες και υποσέλιδα" στην καρτέλα "Εισαγωγή".
Βήμα 3
Κάτω από τις λεπτομέρειες της εταιρείας, στην αριστερή γωνία του επιστολόχαρτου, υπάρχει ένα πεδίο για τον αριθμό εγγραφής και την ημερομηνία δημιουργίας του εγγράφου. Συντάσσεται με τις συντομογραφίες "Ref. Όχι. Χ με ημερομηνία Ιανουαρίου XXXXX. " Η γραμμή "στο Bx. Όχι. Χ με ημερομηνία ΧΧ XXXXXXXXXX "συμπληρώνεται όταν απαντάτε στην επιστολή κάποιου άλλου που έχει τον δικό του αριθμό εγγραφής. Αυτή η γραμμή, κατ 'αρχήν, μπορεί να απουσιάζει από το έγγραφο.
Βήμα 4
Το δεξί μέρος του εγγράφου με τις λεπτομέρειες της επιχείρησης και απέναντι από το πεδίο με τον αριθμό και την ημερομηνία της επιστολής προορίζεται για την εισαγωγή πληροφοριών σχετικά με τον παραλήπτη. Αναφέρετε το όνομα του οργανισμού στον οποίο αποστέλλεται η επιστολή, τον τίτλο και το όνομα του ατόμου στο οποίο απευθύνεται η επιστολή. Όλα τα απαραίτητα δεδομένα αναφέρονται στην καταληκτική περίπτωση (σε ποιον; Ο επικεφαλής της επιχείρησης).
Βήμα 5
Παρακάτω, στο κέντρο της σελίδας υπάρχει μια έκκληση προς τον παραλήπτη (σε ευγενική μορφή και με όνομα και πατρόνυμο) ή αναφέρεται ο τύπος του εγγράφου (εμπορική πρόταση, αίτηση, πιστοποιητικό, αίτημα, αίτηση κ.ο.κ.). Το κύριο κείμενο ευθυγραμμίζεται με το πλάτος της σελίδας, κάθε νέα παράγραφος είναι εσοχή.
Βήμα 6
Η θέση του ατόμου που συνέταξε το έγγραφο υποδεικνύεται μετά το κύριο κείμενο στην αριστερή πλευρά του εγγράφου. Το επώνυμο και τα αρχικά του πρέπει να βρίσκονται στην ίδια γραμμή, αλλά στη δεξιά πλευρά του εγγράφου. Η υπογραφή θα είναι στο κέντρο. Η παρουσία του υποσέλιδου εξαρτάται επίσης από εσάς. Το υποσέλιδο μπορεί να περιέχει πληροφορίες που δεν περιλαμβάνονται στην κεφαλίδα, όπως στοιχεία τραπεζικής επιχείρησης.
