Ένα τηλεφωνικό πρόγραμμα σημαίνει ένα γενικευμένο όνομα για έγγραφα που μεταδίδονται προφορικά μέσω τηλεφώνου. Χρησιμοποιείται για τη μετάδοση πληροφοριών υπηρεσίας, κατά κανόνα, σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης όταν ο παραλήπτης πρέπει να ειδοποιηθεί επειγόντως για κάτι, να στείλει ένα μήνυμα, να στείλει πρόσκληση.
Απαραίτητη
χαρτικά, αριθμοί τηλεφώνου παραλήπτη, περιοδικό εξερχόμενου ταχυδρομείου, τηλεφωνική επικοινωνία
Οδηγίες
Βήμα 1
Προετοιμάστε το κείμενο του τηλεφωνικού μηνύματος. Δηλώστε σύντομα την ουσία του μηνύματος, το προτεινόμενο μήκος του κειμένου δεν υπερβαίνει τις 50 λέξεις. Εάν το τηλεφωνικό μήνυμα περιέχει μια ένδειξη ενός συμβάντος που θα πρέπει να λάβει χώρα στο μέλλον: μια σύσκεψη, μια σύσκεψη, μια πράξη κ.λπ., βεβαιωθείτε ότι έχετε δηλώσει τον συγκεκριμένο τόπο και ώρα του συμβάντος.
Το κείμενο πρέπει να είναι διατυπωμένο κατά τρόπο που να αποκλείει τη δυνατότητα διπλής ερμηνείας.
Βήμα 2
Συντάξτε ένα τηλεφωνικό μήνυμα σε χαρτί σύμφωνα με τους κανόνες για τη σύνταξη μιας επιστολής από το κεφάλι. Έτσι, στο έγγραφο με το κείμενο πρέπει να εκχωρηθούν τα απαραίτητα: ένας μοναδικός αριθμός και ημερομηνία σύνταξης. Το τηλεφωνικό μήνυμα υπογράφεται από το άτομο για λογαριασμό του οποίου θα μεταδοθεί.
Βήμα 3
Προσδιορίστε τον παραλήπτη του τηλεφωνικού μηνύματος. Εάν υπάρχουν αρκετοί παραλήπτες, δημιουργήστε μια λίστα παραληπτών εκτός από το κείμενο του μηνύματος. Μια τέτοια λίστα καταρτίζεται σε ξεχωριστό φύλλο, περιέχει τα ονόματα των οργανισμών στους οποίους πρέπει να σταλούν το τηλεφωνικό μήνυμα και οι αντίστοιχοι αριθμοί τηλεφώνου.
Βήμα 4
Καταχωρήστε το τηλεφωνικό μήνυμα στο εξερχόμενο αρχείο καταγραφής αλληλογραφίας. Εάν ένα τηλεφωνικό μήνυμα είναι σπάνιο περιστατικό στη ροή εργασίας σας, χρησιμοποιήστε ένα γενικό ημερολόγιο για να εγγραφείτε. Σε περίπτωση που καταφεύγετε τακτικά σε αυτήν τη μέθοδο μεταφοράς πληροφοριών, ξεκινήστε ένα ξεχωριστό ημερολόγιο για τηλεφωνικά μηνύματα, οπότε θα είναι πιο βολικό να πλοηγηθείτε.
Βήμα 5
Καλέστε τον παραλήπτη και ζητήστε να λάβετε ένα τηλεφωνικό μήνυμα. Ανακαλύψτε και καταγράψτε τη θέση, το επώνυμο, το όνομα, το πατρόνυμο του ατόμου που λαμβάνει το τηλεφωνικό μήνυμα.
Βήμα 6
Πείτε στον συνδρομητή:
- τη θέση, το επώνυμο, το όνομα, το όνομα του ατόμου για λογαριασμό του οποίου αποστέλλεται το τηλεφωνικό μήνυμα ·
- τη θέση, το επώνυμο, το όνομα, τον αριθμό και τον αριθμό τηλεφώνου σας.
Υπογράψτε το κείμενο του τηλεφωνικού μηνύματος. Αφού μεταδώσετε το κείμενο, ζητήστε από τον συνδρομητή να ξαναδιαβάσει το τηλεφωνικό μήνυμα για να ελέγξει την ορθότητα της εγγραφής του.
Βήμα 7
Μάθετε από τον συνδρομητή τον εισερχόμενο αριθμό εγγραφής του τηλεφωνικού μηνύματος, γράψτε το.
