Η τήρηση λογιστικών αρχείων είναι μάλλον επίπονη εργασία. Οι φάκελοι με τιμολόγια για ορισμένους τύπους συμβολαίων πρέπει να διατηρούνται στον οργανισμό για έως και δέκα χρόνια, οπότε πρέπει να κατατεθούν έτσι ώστε ανά πάσα στιγμή να βρεθεί το απαραίτητο έγγραφο.
Οδηγίες
Βήμα 1
Διατηρήστε ένα ημερολόγιο τιμολογίων. Εισαγάγετε εκεί όλους τους αριθμούς των εγγράφων που σκοπεύετε να υποβάλετε. Είναι καλύτερο να το κάνετε αυτό ηλεκτρονικά, σε ένα ειδικό πρόγραμμα ή σε ένα κανονικό υπολογιστικό φύλλο Excel. Εισαγάγετε τον αριθμό του εγγράφου (συνήθως μικτός - αριθμητικός και αριθμητικός) και την ημερομηνία του. Κατά διαστήματα, μεταφέρετε δεδομένα σε δίσκους έτσι ώστε σε περίπτωση βλάβης του υπολογιστή, το αρχείο να παραμένει άθικτο και ασφαλές.
Βήμα 2
Δημιουργήστε πολλαπλά καθολικά τιμολογίων εάν υπάρχουν περισσότερα από ένα νομικά πρόσωπα στην εταιρεία. Κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου, δώστε του αμέσως τον κατάλληλο αριθμό. Εφαρμόστε συμβάσεις. Για παράδειγμα, σημειώστε τα τιμολόγια που εκδόθηκαν για το JSC "Zolotaya Antelope" ως 123-ZA και για το JSC "Padishah" ως 123-P. Φροντίστε να αναφέρετε τον αριθμό της σύμβασης ή της σύμβασης στην οποία εκδόθηκε αυτό το τιμολόγιο.
Βήμα 3
Πάρτε το τιμολόγιο για κατάθεση. Τρυπήστε δύο τρύπες με μια τρύπα. Επικολλήστε το έγγραφο σε ένα φάκελο. Χρησιμοποιήστε συνδετικά βαρέως τύπου για να αποφύγετε τις ρυτίδες των ασφαλειών σας. Μην τα γεμίζετε πολύ σφιχτά.
Βήμα 4
Η δεύτερη μέθοδος αποθήκευσης βρίσκεται σε φακέλους αρχείων. Πάρτε το διαφανές κάλυμμα και τοποθετήστε το τιμολόγιο σε αυτό. Τοποθετήστε το αρχείο σε ένα συνδετικό υλικό και ασφαλίστε με ειδικές θήκες.
Βήμα 5
Επισημάνετε κάθε φάκελο. Σημειώστε τι τιμολόγια νομικής οντότητας αποθηκεύονται εκεί. Σημειώστε την περίοδο για την οποία συλλέχθηκαν τα έγγραφα.
Βήμα 6
Στείλτε τιμολόγια άνω των τριών ετών στην αποθήκη. Διπλώστε τους φακέλους σε κουτιά από χαρτόνι που αναπνέουν εύκολα. Αναφέρετε στους τοίχους τον αριθμό των συνδετικών μέσα και σε ποια νομική οντότητα ανήκουν. Στο πρόγραμμα στο οποίο καταχωρίζετε έγγραφα, σημειώστε ποια από αυτά στάλθηκαν στην αποθήκη. Εάν είναι απαραίτητο, θα είναι πάντα δυνατό να παραλάβετε το αρχείο και να βρείτε τα απαραίτητα έγγραφα.
