Ορισμένοι τομείς δραστηριότητας απαιτούν τη συστηματοποίηση αγαθών, προϊόντων και εγγράφων. Το αρχείο της κάρτας μπορεί να χρησιμοποιηθεί όχι μόνο στην παραγωγή. Για παράδειγμα, θα είναι χρήσιμο για ένα άτομο που συλλέγει γραμματόσημα ή νομίσματα, ή έναν ανθοπωλείο. Σε γενικές γραμμές, όπου θέλετε να βρείτε γρήγορα το σωστό ανάμεσα σε μια μεγάλη γκάμα ορισμένων αντικειμένων.
Οδηγίες
Βήμα 1
Οι πληροφορίες που περιέχονται στο αρχείο πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμες, ανεξάρτητα από το μέγεθος της αποθήκευσης δεδομένων. Επομένως, χωρίστε ολόκληρο τον τόμο σε μπλοκ, για παράδειγμα, αλφαβητικά ή κατά ημερομηνία. Αυτό θα σας βοηθήσει να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε (κάρτα) σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Βήμα 2
Όλες οι καταχωρήσεις στο αρχείο πρέπει να είναι τακτοποιημένες. Για παράδειγμα, εάν τα ονόματα γράφονται με το χέρι, θα πρέπει να είναι κατανοητά, χωρίς κηλίδες, γιατί αυτό θα δυσκολευτεί να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε.
Βήμα 3
Το αρχείο πρέπει να αποθηκευτεί σε ένα καθορισμένο μέρος, για παράδειγμα, σε ένα ράφι. Τα κουτιά πρέπει να ταιριάζουν με το μέγεθος των καρτών. Φροντίστε να κάνετε απογραφή του περιεχομένου, ώστε να μην χρειάζεται να ανατρέχετε συνεχώς σε περιττά δεδομένα. Καθώς τα δεδομένα συμπληρώνονται, εισαγάγετε τις πληροφορίες στο απόθεμα.
Βήμα 4
Τα σήματα αναζήτησης που περιέχονται στα στοιχεία του ευρετηρίου καρτών (κάρτες, αρχεία κ.λπ.) πρέπει να συστηματοποιούνται αυστηρά. Για παράδειγμα, εάν πρόκειται για ευρετήριο καρτών για λουλούδια, τα σημάδια αναζήτησης ("πλήκτρα") σε όλα τα στοιχεία πρέπει να εμφανίζονται με τον ίδιο τρόπο. Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε έναν "σκελετό" του στοιχείου αναζήτησης.
Βήμα 5
Ας πούμε ότι θέλετε να συντάξετε ένα ευρετήριο καρτών των λουλουδιών σας. Όλα έχουν διαφορετικά χαρακτηριστικά, αλλά αποτελούνται από πολλά ίδια στοιχεία: ταξιανθία, στέλεχος, φύλλο, ρίζα κ.λπ. Κατά συνέπεια, όλα αυτά τα στοιχεία πρέπει να περιέχονται στον "σκελετό". Για παράδειγμα, το όνομα είναι "Sunflower", το σχήμα της ταξιανθίας είναι "Round", το χρώμα είναι "Yellow" κ.λπ.
Βήμα 6
Οποιαδήποτε συλλογή δεδομένων πρέπει να συνοδεύεται από "Λίστα κριτηρίων αναζήτησης". Σε ένα αρχείο που αποτελείται από συνηθισμένες κάρτες, μπορεί να είναι ένα έγγραφο κειμένου. για μια εικονική μορφή αρχείου - μια αναπτυσσόμενη λίστα από την οποία ο χρήστης θα επιλέξει το σύμβολο που χρειάζεται. Εάν διατηρείτε ένα ηλεκτρονικό ντουλάπι αρχειοθέτησης, φροντίστε να δημιουργήσετε μια λήψη σε έναν αφαιρούμενο δίσκο, επειδή ο σκληρός δίσκος μπορεί να καεί ανά πάσα στιγμή.
