Ένα φαξ επισημαίνεται επειγόντως - δώστε το στο αφεντικό γρηγορότερα, τα μηνύματα που γέμισαν το κουτί πρόκειται να αποσυναρμολογηθούν, ένας σωρός επιστολών και μερικά δέματα που έφερε ο ταχυδρόμος πρέπει να "διασκορπιστούν" επειγόντως σε όλα τα τμήματα και ο υπάλληλος έγραψε μια αίτηση διακοπών. Εδώ έχετε και διαφημίσεις και σημαντικά λογιστικά έγγραφα. Το έργο ενός γραμματέα είναι δύσκολο! Αξίζει να χάσετε ένα "κομμάτι χαρτί", καθώς αποδεικνύεται ότι η μοίρα του οργανισμού και της καριέρας σας εξαρτάται από αυτό. Για να μπορείτε πάντα να βρείτε αυτό ή αυτό το έγγραφο, πρέπει να είστε σε θέση να καταχωρίσετε σωστά την αλληλογραφία.
Απαραίτητη
- Εισερχόμενο μητρώο αλληλογραφίας,
- ημερολόγιο εξερχόμενης αλληλογραφίας,
- φορητούς υπολογιστές με όγκο 96 φύλλων,
- μορφές οργάνωσης,
- φακέλους.
Οδηγίες
Βήμα 1
Πρέπει επίσης να καταχωρίσετε όλη την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία, επιπλέον, την ημέρα παραλαβής ή αποστολής. Η αλληλογραφία όλων των τύπων υπόκειται σε εγγραφή: ταχυδρομικά αντικείμενα, e-mail, fax, που παραδίδονται προσωπικά στα χέρια του μηνύματος. Σημαντικά email (εισερχόμενα και εξερχόμενα) θα πρέπει να εκτυπώνονται και να καταγράφονται με τον ίδιο τρόπο όπως και με άλλους τύπους αλληλογραφίας. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να καταχωρίσετε εσωτερική αλληλογραφία: σημειώματα, υπομνήματα υπηρεσίας, επεξηγηματικές σημειώσεις, δηλώσεις, καταγγελίες.
Βήμα 2
Για να καταχωρήσετε αλληλογραφία, διατηρήστε ειδικά αρχεία καταγραφής. Ανάλογα με τον όγκο της αλληλογραφίας ενός συγκεκριμένου τύπου, μπορείτε να δημιουργήσετε γενικά περιοδικά εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας ή επιπλέον να τα αναλύσετε ανά τύπο. Για παράδειγμα, δημιουργήστε ένα ημερολόγιο για να καταγράψετε εισερχόμενα και εξερχόμενα email. Ανεξάρτητα από τον όγκο της αλληλογραφίας, είναι βολικό να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό ημερολόγιο για την εγγραφή εισερχόμενων και εξερχόμενων φαξ.
Βήμα 3
Εάν δεν έχετε ειδικό περιοδικό εγγραφής αλληλογραφίας, τυπωμένο στο τυπογραφείο, πάρτε ένα συνηθισμένο σημειωματάριο και απλώστε το. Στο αρχείο καταγραφής των εισερχόμενων επιστολών, αναφέρετε τον αριθμό του μηνύματος, την ημερομηνία παραλαβής, καθώς και τον τύπο αλληλογραφίας, εάν έχετε ένα κοινό αρχείο καταγραφής για όλους τους τύπους μηνυμάτων, από ηλεκτρονικό έως φαξ. Σε ξεχωριστή στήλη, περιγράψτε εν συντομία το περιεχόμενο της επιστολής. Στην επόμενη στήλη, γράψτε την ανάλυση του κεφαλιού και το όνομα του ατόμου στο οποίο παραδόθηκε η επιστολή για εκτέλεση. Στην πράξη, εάν το ζήτημα ελέγχεται από ένα συγκεκριμένο άτομο, πολλά γράμματα δεν φτάνουν στον διαχειριστή, αλλά μεταδίδονται αμέσως στον ερμηνευτή, οπότε δεν πρέπει να κάνετε τη στήλη μεγάλη. Συνιστάται να αφήσετε ένα μέρος για υπογραφή με το επώνυμο του ερμηνευτή ή δίπλα του, υποδεικνύοντας ότι έχει λάβει το έγγραφο. Εάν ο επικεφαλής έχει δώσει εντολή στον γραμματέα να ελέγξει την "εκτέλεση" του εγγράφου, τότε σε μια ξεχωριστή στήλη μια σημείωση σχετικά με τον έλεγχο τοποθετείται με κόκκινη μελάνη (το γράμμα "Κ" ή η λέξη "έλεγχος"). Αφού ολοκληρώσετε την εκτέλεση της παραγγελίας που σχετίζεται με αυτό το έγγραφο, τοποθετήστε ένα σημάδι στην εκτέλεση, καθώς και τη μεταφορά του γράμματος "στην υπόθεση" (αναφέρετε τον αριθμό της υπόθεσης και την ημερομηνία δημιουργίας του).
Βήμα 4
Το μητρώο αλληλογραφίας απαιτείται επίσης για όλα τα εξερχόμενα μηνύματα. Στο αρχείο καταγραφής των εξερχόμενων γραμμάτων, υπάρχουν λιγότερες στήλες από ό, τι στο αρχείο καταγραφής της εισερχόμενης αλληλογραφίας. Όπως και στο μητρώο εισερχόμενων επιστολών, συμπληρώστε στο μητρώο εξερχόμενων επιστολών μια στήλη με τον σειριακό αριθμό της επιστολής, μια στήλη με την ημερομηνία, μόνο την αποστολή, με τον τύπο αλληλογραφίας που αποστέλλεται (εάν είναι απαραίτητο), με περίληψη του μηνύματος, το επώνυμο του δημιουργού του εγγράφου (επιστολή), καθώς και τη στήλη με τον αριθμό της υπόθεσης, όπου έχει υποβληθεί αντίγραφο του μηνύματος.
Βήμα 5
Με έναν ειδικό τρόπο, πρέπει να καταχωρίσετε την αλληλογραφία που στέλνετε ταχυδρομικώς. Η καταχώριση επιστολών που αποστέλλονται ταχυδρομικώς πραγματοποιείται στο επιστολόχαρτο του οργανισμού. Είναι καλύτερα να στέλνετε όχι περισσότερα από 7-10 γράμματα κάθε φορά. Με το χέρι ή σε υπολογιστή, στη φόρμα, γράψτε την ημερομηνία αποστολής, παρακάτω, για κάθε επιστολή που αποστέλλεται μέσω ταχυδρομείου, αναφέρετε τον σειριακό αριθμό της εγγραφής, το όνομα του οργανισμού, την τοποθεσία του (μπορείτε να καθορίσετε μόνο την πόλη ή περιοχή). Αφήστε λίγο χώρο στα δεξιά. Εδώ, αφού λάβετε μια επιταγή στο ταχυδρομείο, πρέπει να εισαγάγετε τους αριθμούς αλληλογραφίας από αυτό (συνήθως 6-8 ψηφία). Κάτω από το όνομα του οργανισμού για κάθε αποστολή, γράψτε τους αριθμούς και τις ημερομηνίες των εγγράφων που πρέπει να σταλούν ή άλλες λεπτομέρειες που επιτρέπουν την αναγνώρισή τους. Στο ταχυδρομείο, ο κατάλογος αυτός πιστοποιείται από την ταχυδρομική σφραγίδα Μπορείτε να το αρχειοθετήσετε σε ξεχωριστό φάκελο ή στο φάκελο όπου αποθηκεύονται τα εξερχόμενα μηνύματα.
Βήμα 6
Απαιτείται ξεχωριστό ημερολόγιο για την καταγραφή κάθε τύπου εσωτερικής αλληλογραφίας. Σε κάθε περιοδικό, αναφέρετε τον αριθμό του εγγράφου, την ημερομηνία του, το επώνυμο του δημιουργού, μια περίληψη, την επίλυση του κεφαλιού, το επώνυμο του εκτελεστή, το σήμα ελέγχου, καθώς και τον αριθμό της υπόθεσης.
